SIMPLIFYING MATTERS

x
Service areas

Privacy policy

TIETOSUOJASELOSTE

Rekisterinpitäjä

Asianajotoimisto Magnusson Oy (”Magnusson”, ”asianajotoimisto”)
Y-tunnus 2797052-5
Jaakonkatu 3 A, 00100 Helsinki
Puh: +358 207 419 500
finland@magnussonlaw.com

Yhteyshenkilö

Tomi Merenheimo
Jaakonkatu 3 A, 00100 Helsinki
M: +358 40 560 6101
tomi.merenheimo@magnussonlaw.com

Tausta

Magnusson on rekisterinpitäjänä sitoutunut suojelemaan yksilöiden oikeuksia ja pitämään rekisteröityjen henkilötiedot turvassa. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Magnusson kerää, käsittelee, säilyttää ja suojaa henkilötietojasi, henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä ne oikeudet, joita on henkilöllä, jonka tietoja kerätään (”Rekisteröity”).

Henkilötietoja kerätään pääsääntöisesti suoraan Rekisteröidyltä tai niitä saadaan Magnussonin palveluiden käytöstä. Lisäksi henkilötietoja kerätään toisinaan kolmansilta osapuolilta kuten Rekisteröidyn työantajalta tai julkisista lähteistä. Magnusson tarvitsee toisinaan lisätietoja, jotta saadut tiedot voidaan pitää ajan tasalla ja niiden oikeellisuus voidaan varmistaa.

Henkilötiedot, joita voidaan kerätä kolmansilta osapuolilta ovat julkisesti saatavilla olevat tiedot ja tiedot muista lähteistä, kuten viranomaisten ylläpitämät rekisterit, pakotelistat, luottotietorekisterit ja muut kaupalliset tiedonvälittäjät, jotka antavat tietoja esimerkiksi tosiasiallisista edunsaajista ja poliittisesti vaikutusvaltaisista henkilöistä.

Rekisteröity asiakkaana

Jos Rekisteröity on nimittänyt Magnussonin lailliseksi edustajaksi, käsittelee Magnusson henkilötietoja, jotka se vastaanottaa toimeksiannon yhteydessä tai muutoin toimeksiannon loppuunsaattamisen aikana. Rekisteröidyllä ei ole velvollisuutta antaa Magnussonille mitään henkilötietoja, mutta ilman riittäviä ja tarvittavia tietoja Magnusson ei voi olla Rekisteröidyn edustaja. Magnusson on velvollinen selvittämään muun muassa eturistiriidat sekä rahanpesun torjuntaan liittyvät seikat, ennen kuin se voi aloittaa toimeksiannon suorittamisen.

Henkilötietojen käsittely

(1) Magnusson käsittelee Rekisteröidyn henkilötietoja muun muassa eturistiriitojen selvittämiseksi, toimeksiantojen hoitamiseksi ja hallinnoimiseksi, Rekisteröidyn oikeuksien suojelemiseksi sekä viestintä-, markkinointi, kirjanpito- ja laskutustatarkoituksiin, minkä lisäksi Magnusson on velvollinen selvittämään lain edellyttämässä laajuudessa rahanpesun torjuntaan liittyvät seikat. Henkilötietoja käsitellään Magnussonin ja Rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi sekä soveltuvin osin Rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella.

(2) Käsittelyn oikeudellisena perusteena ovat Suomen asianajajaliiton määräykset ja Magnussonin velvollisuudet Rekisteröityä kohtaan suorittaa toimeksianto. Tämä merkitsee sitä, että Rekisteröidyn henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein:

(i) lakiin perustuvan, sopimusperusteisen tai muun oikeudellisen velvoitteen täyttäminen;

(ii) Magnussonin oikeuteen perustuvan tarkoituksen täyttäminen; ja

(iii) sellaisen sopimuksen toteuttaminen, jossa Rekisteröity on osapuolena.

(3) Käsiteltäviä osto-, maksu- ja asiointitietoja sekä muita tietoja kuten ip- ja sijaintitietoja voidaan käyttää myös profilointiin ja markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi Rekisteröidylle. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös Magnussonin uutiskirjeen lähettämisen ja tapahtumiin sekä muihin markkinointitoimenpiteisiin osallistumisen yhteydessä.

(4) Henkilötietoja voidaan käsitellä myös asiakasanalyysien yhteydessä, joihin voi sisältyä myös profilointia. Markkinointitoimet, prosessien, liiketoiminnan ja järjestelmien kehittäminen perustuvat henkilötietojen käsittelyyn, näin Magnusson voi parantaa ja optimoida asiakkaille tarjottavia palveluita. Magnussonilla on oikeus käyttää profilointia markkinointitarkoituksissa tehtäviin asiakasanalyyseihin.

(5) Mikäli Rekisteröity ei toimita pyydettyjä tietoja tiettyyn markkinointi-, koulutus-, tai muuhun tapahtumailmoittautumiseen liittyen, ei Magnusson voi ottaa vastaan ilmoittautumista eikä sitoutua mahdolliseen tapahtumaan liittyvään sopimukseen tältä osin.

(6) Magnussonilla ei ole tiedonanto- tai informointivelvollisuutta tilanteessa, jossa asianajotoimiston saamat henkilötiedot ovat asianajajan salassapito- tai vaitiolovelvollisuuden piirissä. Tällaisissa tapauksissa tiedonanto- ja informointivelvollisuus sekä kyseiset henkilötiedot arvioidaan tapauskohtaisesti.

Henkilötietojen tallentaminen ja säilytysaika

(1) Henkilökohtaiset tiedot tallennetaan Suomen asianajajaliiton ohjeiden mukaisesti vähintään kymmenen (10) vuoden ajan toimeksiannon päättymispäivän jälkeen tai niin kauan kuin toimeksianto muutoin vaatii. Niiltä osin kuin henkilötiedot ovat tarpeen esteellisyyksien selvittämiseksi, säilyttää Magnusson henkilötiedot niin kauan kuin on tarpeen.

(2) Henkilötietoja, joita käsitellään Magnussonin liiketoiminnan kehittämisen, ja analysoinnin edistämiseksi, säilytetään yhden (1) vuoden ajan viimeisestä yhteydenotosta. Jos Rekisteröity kieltää uutiskirjeiden tai muiden vastaavien tiedotus- ja markkinointitapojen lähettämisen, poistetaan tähän tarkoitukseen tallennetut henkilökohtaiset tiedot välittömästi.

(3) Yksittäiseen Magnussonin tapahtumana liittyviä henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen kyseisen yksittäisen tapahtuman järjestämiseksi tai niin kauan kuin pakottava lainsäädäntö edellyttää.

Rekisterin henkilöryhmät sekä tietosisältö ja henkilötietoryhmät

(1) Magnusson keräämiä henkilötietoja voivat olla etu- ja sukunimi, yhteystiedot, titteli/työtehtävä ja/tai muu työhön liittyvä tieto, ikähaarukka, sukupuoli, sekä Rekisteröidyn edustama yritys. Markkinointitapahtumaan liittyviä Rekisteröidyn antamia tarpeellisia ilmoittautumistietoja voivat lisäksi olla mm. allergiatiedot.

(2) Markkinointiin liittyvät henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä ovat Magnussonin järjestämään tapahtumaan osallistujia, tai markkinointiluvan antaneita.

Säännönmukaiset tietolähteet

Suurin osa kerättävistä tiedoista koskee Rekisteröityä tai hänen edustamaa yritystä. Henkilötietoja voidaan kerätä myös kolmansilta osapuolilta. Markkinointitapahtumien osalta tietolähteitä ovat Rekisteröidyn ilmoittamien tietojen lisäksi muun muassa asiakastietojärjestelmän ja laskutuksen tietokannat.

Säännöllinen tiedonsiirto ja tiedonsiirrot EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolisiin maihin

(1) Henkilötietoja voidaan siirtää Magnussonin eri toimistojen välillä eturistiriitojen ja rahanpesun torjuntaan liittyvien seikkojen selvittämiseksi, informaation ja tietojen vaihdon sekä resurssien kohdentamiseksi. Magnusson ei siirrä henkilötietoja kolmansille osapuolille,

(i) ellei siirrosta ole erikseen sovittu Magnussonin ja Rekisteröidyn välillä;

(ii) ellei se ole toimeksiannon suorittamisen yhteydessä tarpeellista Rekisteröidyn oikeuksien suojaamiseksi;

(iii) ellei se ole välttämätöntä, jotta Magnusson voi täyttää lakisääteisen velvoitteen tai noudattaa hallituksen tai tuomioistuimen päätöksiä; tai

(iv) ellei Magnusson hanki palveluita kolmannelta osapuolelta palveluntarjoajina, jotka suorittavat tehtäviä Magnussonin puolesta.

(2) Henkilötietoja voidaan luovuttaa tuomioistuimille, viranomaisille, vastapuolen edustajalle, mikäli se on tarpeen, Rekisteröidyn etujen ja oikeuksien turvaamiseksi.

(3) Joissakin tapauksissa henkilötietoja voidaan siirtää Magnussonin kumppanuustoimistoihin, jotka sijaitsevat EU:n / ETA-alueen ulkopuolella. Tämä tapahtuu vain siltä osin kuin se on tarpeen tietyn tehtävän suorittamiselle ja siitä ilmoitetaan aina Rekisteröidylle. Siirroissa EU:n / ETA: n ulkopuolisiin maihin käytetään aina EU:n mallisopimuslausekkeita henkilötietojen siirrosta tai muista vertailukelpoisia menetelmiä sen varmistamiseksi, että siirto vastaa tietosuoja-asetuksen säännöksiä. Magnussonin EU / ETA-alueen ulkopuoliset kumppanuustoimistot sijaitsevat ainakin Valko-Venäjällä, Ukrainassa ja Venäjällä.

(4) Markkinointiin liittyviä henkilötietoja voidaan jakaa organisaation sisällä, sekä tapahtuman sidosryhmien kesken. Markkinointiin liittyviä tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

(1) Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina ja Magnusson takaa kerättyjen tietojen tietoturvan käyttämällä riittäviä teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet, sekä monivaiheisen tunnistautumisen. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla.

(2) Rekisteritietoja on oikeutettu käsittelemään vain Magnussonin kutakin toimeksiantoa hoitavat työntekijät, toimeksiannon hoitamisessa avustavat työntekijät, työntekijät, joiden toimenkuvan hoitamiseen tietojen käsittely kuuluu sekä Magnussonin erikseen nimeämät tekniset henkilöt. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.

(3) Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Tietoturvan taso auditoidaan toistuvin väliajoin joko ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Rekisteröity kolmantena

Magnusson voi lähettää yleisiä uutiskirjeitä, ja lähestyä muitakin markkinointitapoja käyttäen, henkilöitä, jotka ovat entisiä asiakkaita, Magnussonin työntekijän ammatillisia tai henkilökohtaisia kontakteja sekä henkilöille, jotka ovat muutoin osoittaneet kiinnostusta Magnussonin liiketoiminnasta tai muutoin osoittaneet halunsa vastaanottaa markkinointimateriaalia ja -viestejä, siihen sähköpostiosoitteeseen, joka on rekisteröity Magnussonin tietokantaan. Jokaisen markkinointiviestin yhteydessä on kerrottu, miten henkilö voi kieltäytyä vastaanottamasta Magnussonin markkinointiviestintää jatkossa.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus muun muassa:

(i) pyytää pääsy Rekisteröityä koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen;

(ii) tarkastaa ja tarvittaessa saada korjattua rekisterissä olevia tietoja. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena Magnussonille. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä muutoksia niihin tietoihin, jotka on kirjattu virheellisesti rekisteriin;

(iii) niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu Rekisteröidyn suostumukseen, peruuttaa suostumus, milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen;

(iv) vastustaa henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu Magnussonin oikeuteen. Jos Magnussonilla on kuitenkin pakottavia oikeutettuja perusteita, jotka ohittavat Rekisteröidyn edun, oikeuden tai vapauden, voi Magnussonilla olla oikeus jatkaa käsittelyä;

(v) vastustaa henkilötietojen käsittelyä markkinointitarkoituksiin; ja

(vi) tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä asianmukaiselle valvontaviranomaiselle.

Evästeet

Magnusson voi kerätä, käsitellä ja analysoida Magnussonin verkkosivustojen käyttöön liittyviä tietoa. Verkkoliikennettä koskeva tieto on tietoa, joka liittyy verkkosivuston kävijöihin ja jota käsitellään tietoliikenneverkoissa viestien lähettämistä, jakelua ja saataville asettamista varten. Magnusson voi käyttää evästeitä ja muuta vastaavaa teknologiaa, voidakseen toimittaa asiakkaille palveluita, tarjota turvallisen verkkoympäristön, toteuttaa markkinointitoimia, mahdollistaa paremman asiakaskokemuksen verkossa, seurata Magnussonien verkkosivuston analytiikkaa ja tarjota asiakkaille mahdollisimman kiinnostavaa sisältöä. Tietoja ei käytetä yksittäisten henkilöiden tunnistamiseen. Rekisteröity voi valita selaimen asetuksista, hyväksyykö Rekisteröity evästeiden käytön. Jos Rekisteröity ei hyväksy evästeiden käyttöä, voi hän käyttää osaa Magnussonin verkkosivustosta, mutta tämä valinta voi rajoittaa merkittävästi sivuston ja palveluiden toiminnallisuutta.

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Magnusson parantaa ja kehittää palveluita ja verkkosivustoa jatkuvasti, joten tietosuojaselosteeseen saatetaan ajoittain tehdä muutoksia. Magnusson ei rajoita tietosuojaselosteessa kuvattuja tai soveltuvien tietosuojalakien mukaisia rekisteröidyn oikeuksia niillä lainkäyttöalueilla, joilla Magnusson toimii. Jos tietosuojaselosteeseen tehdään merkittäviä muutoksia, antaa Magnusson siitä selkeän ilmoituksen, kun sovellettava laki niin edellyttää. Rekisteröidyn tulee lukea tietosuojaseloste aika ajoin, saadaksesi ajantasaista tietoa mahdollisista muutoksista.

Yhteydenotto Magnussoniin

Rekisteröity voi milloin tahansa olla yhteydessä Magnussoniin sen internetsivuston taikka tämän tietosuojaselosteen etusivun yhteystietoja käyttäen.